GÉNÉRALITÉS
Versions
- Version 1.1: ajout des points votés lors de l'Assemblée Générale Ordinaire du 26 septembre 2020
- Version 1.0: règlement intérieur voté lors de l'Assemblée Générale Constitutive du 23 mars 2019
Objet du règlement intérieur
L'association se dote du présent règlement afin de définir ses modes d'organisation et de fonctionnement pour réaliser son objectif. Ce document participe à la création d'un cadre pour permettre l'expression des volontés individuelles dans un mouvement collectif, et construire une trame du faire-ensemble et du vivre-ensemble.
Ce règlement n'est pas figé, mais destiné à évoluer selon les besoins de l'association et de ses membres.
Définition du bénévolat
L'engagement bénévole correspond à toute action menée par un membre dans le cadre de l'association. Cet engagement est un acte personnel portant les valeurs de l'association telles que définies par ses statuts. Chaque bénévole décide librement de son engagement en temps et en responsabilité au sein de l'association. Son engagement se fait dans le respect des autres membres et de leurs responsabilités.
ORGANISATION
Cercle
Un cercle est un regroupement de membres portant des projets pour l'association. Chaque cercle travaille sur une thématique distincte. Son fonctionnement et ses actions se font dans le respect des valeurs de l'association telles que définies dans les statuts et le présent règlement intérieur : développement durable, solidarité, laïcité, démocratie et citoyenneté.
Un cercle est composé d'un minimum de trois membres et est animé par un référent. L'action du cercle mène à l'organisation d'activités, de manifestations et/ou à l'aide matérielle et technique fournies aux autres cercles.
Un cercle se réunit selon la forme et le rythme de son choix.
Le cercle s'engage à communiquer ses décisions à l'ensemble des autres cercles par les moyens mis en place par l'association. De même, le cercle s'engage à communiquer toutes activités internes et publiques.
Participation à un cercle thématique
La participation à un cercle thématique est ouverte à tous les membres de l'association. La participation aux réunions du cercle est demandée. Chaque membre détient une voix délibérative lors des votes et prises de décision du cercle. Les décisions sont prises à la majorité des deux tiers.
Référent
Le référent d'un cercle est responsable de son animation et des communications avec le comité (a minima une fois par mois). Il est nommé par les membres du cercle. Un membre ne peut être référent que d'un seul cercle.
Gouvernance
La gouvernance de l'association est partagée entre l'ensemble de ses cercles. Son animation est de la responsabilité du comité. Les référents des cercles se réunissent afin de définir ensemble les orientations stratégiques de l'association.
FONCTIONNEMENT
Point: Budget et dépenses
La durée de l’exercice comptable est fixée à 12 mois, sa période allant du 1erseptembre au 31 août de l’année suivante.»
Manifestations
Les manifestations de l'association sont organisées par un ou plusieurs de ses cercles. Une manifestation peut être réservée aux membres ou être publique. Dans le cas d'une organisation conjointe, les cercles participants définissent un membre responsable des communications avec le comité.
Manifestation interne
La manifestation interne est réservée aux seuls membres de l'association. Sa participation est libre, les éventuels coûts engagés (frais de transport, prix d'entrée pour une activité, frais de repas) le sont à titre personnel.
Manifestation publique
La manifestation publique est le mode favori d'action de l'association. Le prix d'entrée d'une manifestation publique est défini au cas par cas, et dans la mesure du possible est gratuit afin de garantir l'accès au plus grand nombre, dans un esprit d'ouverture et de solidarité.
Tout membre organisateur d'une manifestation publique se voit offrir par l'association collation et/ou repas durant l'organisation en fonction de la nature de celle-ci.
Communication
Les moyens de communication sont mis en œuvre par le cercle communication ou à défaut par le comité.
Communication interne
La communication interne est utilisée pour transmettre des informations aux seuls membres de l'association. Elle permet l'organisation interne de rencontres, réunions et évènements internes. La communication interne se fait via les moyens de communication personnels tels que listes de diffusion et messagerie.
Communication externe
La communication externe a pour but de faire connaître l'association et ses actions au public. Elle cherche la diffusion la plus large possible. Elle se fait, entre autres, par publication via le site internet de l'association, tractage, réseaux sociaux ainsi que la presse. Les membres sont invités à participer à la large diffusion des informations.
Budget et dépenses
La gestion des comptes de l'association est de la responsabilité du comité. Tout achat de matériel ou matière première doit se faire avec l'aval préalable de ce dernier. Un justificatif est à fournir pour toute dépense effectuée.
Matériels
Le matériel de l'association est à la disposition des cercles dans le cadre de leur fonctionnement (réunion, rencontre) et de l'organisation de manifestations. Le référencement du matériel et l'organisation de prêt est à la charge du comité. L'usage à des fins personnelles du matériel associatif est interdit.
Il peut être organisé des systèmes de partage constitués de matériels mis à disposition par les membres. Les règles d'accès sont alors définies par le cercle organisateur de ses systèmes.
Traitement des données à caractère personnel
Le traitement des données à caractère personnel se fait dans le respect de la loi du 2 janvier 1978 dite loi informatique et libertés et du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) applicable à partir du 25 mai 2018.
Les données suivantes sont recueillies avec l’accord des membres lors de leur inscription: nom, prénom, date de naissance, adresse mail, adresse postale, numéro de téléphone, participation aux cercles, et formation (ex: secourisme, animation, ...). La présence aux réunions, activités et manifestations, les temps de préparation de projets ou activités, est également collectée dans les fiches d’émargement et documents de compte-rendus. Cette collecte ayant pour but de répondre aux besoins de gestion de l’association (liste des membres, communication interne, etc) et à la réglementation en vigueur enmatière de valorisation du bénévolat.
Fait à Wentzwiller le 23 mars 2019 et approuvé par l'Assemblée Générale Constitutive.
Modifié le 26 septembre 2020 et approuvé par l’Assemblée Générale Ordinaire.